Γραμματειακή υποστήριξη: Ποιες είναι οι σημαντικότερες δεξιότητες?

Το επάγγελμα ενός γραμματέα έχει πολλούς σημαντικούς ρόλους σε μία επιχείρηση. Αρχικά, διαμορφώνει την πρώτη εικόνα της εταιρείας στους πελάτες και τους συναδέλφους και συμβάλλει στη δημιουργία αξιόπιστων σχέσεων. Είναι υπεύθυνος για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης, καθώς συντονίζει τις δραστηριότητες του γραφείου, όπως είναι τα ραντεβού, η αλληλογραφία και τα λοιπά αρχεία. Τέλος, ένας γραμματέας συγκεντρώνει και οργανώνει σημαντικές πληροφορίες της επιχείρησης, όπως τα στοιχεία των πελατών και τα οικονομικά δεδομένα.

Για να πραγματοποιούνται σωστά τα παραπάνω καθήκοντα, απαιτούνται ορισμένες τεχνικές, αλλά και προσωπικές δεξιότητες. Αρχικά, απαιτείται άριστη γνώση της ελληνικής γλώσσας, ορθογραφίας και συντακτικού. Επίσης, η άριστη γνώση χρήσης ηλεκτρονικού υπολογιστή και λογισμικού γραφείου είναι απαραίτητη, όπως επίσης και η ταχεία και ακριβής δακτυλογράφηση. Επιπλέον, η ικανότητα διαχείρισης αρχείων και βάσεων δεδομένων είναι απαραίτητη για τη σωστή λειτουργία του γραφείου. Ο γραμματέας, ακόμα, πρέπει να είναι σε θέση να οργανώνει και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τις εργασίες και τον χρόνο του. Επιπροσθέτως, χρειάζεται να έχει άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, προφορικές και γραπτές, και να είναι ευγενικός και διακριτικός, καθώς δημιουργεί την πρώτη εντύπωση της εταιρείας προς τους πελάτες. Τέλος, η υπευθυνότητα και η ικανότητα να εργάζεται υπό πίεση είναι απαραίτητες για την εκτέλεση των καθηκόντων με ακρίβεια και συνέπεια. 

Στο ΚΔΒΜ Datalabs υλοποιούμε το πιο ολοκληρωμένο πρόγραμμα σπουδών Υπάλληλου Γραφείου στην αγορά σήμερα. 

Image by www.freepik.com